Nieuwe producten worden vaak onder tijdsdruk ingevoerd. Informatie komt uit leveranciersbestanden, losse documenten, websites en beeldmappen. Zonder vaste standaard ontstaan verschillen tussen medewerkers, categorieën en importmomenten. Die fouten worden later zichtbaar in filters, zoekresultaten, advertenties, retouren en klantenservice.
Een goede invoerprocedure beschrijft niet alleen welke velden moeten worden gevuld, maar ook welke bron leidend is, hoe twijfelgevallen worden gemarkeerd en hoe het resultaat wordt gecontroleerd.
1. Leg de productselectie vast
Maak een beginlijst met unieke product-ID’s of SKU’s. Noteer welke producten nieuw zijn, welke bestaande records worden bijgewerkt en welke varianten bij elkaar horen. Werk niet alleen vanuit productnamen; namen kunnen veranderen of dubbel voorkomen.
2. Bepaal de leidende bronnen
Leg per onderdeel vast waar de betrouwbare informatie staat. De leverancier kan leidend zijn voor technische specificaties, terwijl uw eigen prijslijst of ERP leidend is voor commerciële gegevens. Als bronnen elkaar tegenspreken, moet duidelijk zijn wie beslist.
- identificatie: SKU, EAN, merk en model;
- commercieel: prijs, zichtbaarheid en categorie;
- inhoudelijk: titel, omschrijving en kenmerken;
- media: hoofdafbeelding, alternatieve beelden en documenten;
- logistiek: voorraad, verpakking, gewicht en levertijd.
3. Maak één goedgekeurd voorbeeldproduct
Vul eerst één representatief product volledig in. Gebruik geen uitzonderlijk eenvoudig artikel, maar een product met de normale hoeveelheid kenmerken, beelden en varianten. Laat dit voorbeeld inhoudelijk en technisch goedkeuren voordat de rest wordt ingevoerd.
4. Gebruik een vaste titelformule
Een producttitel moet herkenning en vergelijking ondersteunen. Kies per categorie een logische volgorde, bijvoorbeeld producttype, merk, model en onderscheidend kenmerk. Interne codes kunnen nuttig zijn, maar horen niet altijd vooraan.
Controleer titels op mobiele schermen, categoriekaarten, interne zoekresultaten en exports. Een titel die alleen op de productpagina werkt, kan elders worden afgekapt of onduidelijk zijn.
5. Scheid tekst en gestructureerde kenmerken
Zet maat, materiaal, kleur, vermogen, capaciteit en andere filterbare kenmerken in daarvoor bedoelde velden. Herhaal belangrijke informatie waar nodig in de zichtbare tekst, maar gebruik de omschrijving niet als vervanging voor productdata.
Bewaar numerieke waarden bij voorkeur zonder toegevoegde tekst als het systeem dat ondersteunt. Een numeriek gewicht in gram kan betrouwbaarder worden gesorteerd en omgerekend dan vrije tekst als “ongeveer 1 kilo”.
6. Controleer varianten
Bepaal welke eigenschappen een variant vormen en welke bij het hoofdproduct horen. Iedere variant heeft een unieke sleutel nodig. Controleer dat combinaties niet dubbel voorkomen en dat afbeeldingen, voorraad en prijs aan de juiste variant zijn gekoppeld.
7. Kies categorieën vanuit klantlogica
Een product kan intern onder een leveranciersgroep vallen, maar de klant zoekt mogelijk op toepassing of producttype. Gebruik de afgesproken webshopstructuur en voorkom dat tijdelijke administratieve categorieën zichtbaar worden.
Controleer ook of het product in meerdere relevante categorieën mag verschijnen en welke categorie de primaire context vormt voor broodkruimels en interne links.
8. Verwerk afbeeldingen en documenten zorgvuldig
Controleer bestandsnaam, productkoppeling, volgorde, resolutie en inhoud. Gebruik geen afbeelding van een vergelijkbaar model wanneer niet zeker is dat de uitvoering overeenkomt. Leg vast welke afbeelding als hoofdbeeld wordt gebruikt en welke details of verpakking tonen.
Alt-tekst beschrijft de zichtbare afbeelding in de context van de pagina. Stop er geen lijst zoekwoorden in en verzin geen eigenschappen die niet te zien zijn.
9. Schrijf SEO-velden voor de werkelijke pagina
Een SEO-titel moet aansluiten op product, merk, model en belangrijke zoekintentie. De metabeschrijving vat de pagina aantrekkelijk en eerlijk samen. Maak geen unieke beloftes die niet op de productpagina worden onderbouwd.
Bij zeer grote aantallen kan een template helpen, maar controleer of lege velden geen vreemde streepjes, dubbele woorden of identieke titels veroorzaken.
10. Werk met een proefbatch
Kies producten met verschillende typen, varianten en bronkwaliteit. Controleer de invoer niet alleen in het beheersysteem maar ook op de zichtbare webshop. Test categorieën, filters, interne zoekfunctie, mobiele weergave, afbeeldingen en eventuele exports.
11. Registreer uitzonderingen
Maak een aparte lijst voor ontbrekende gegevens, conflicterende bronnen, onbekende categorieën en inhoudelijke vragen. Publiceer alleen wanneer de afgesproken minimale velden betrouwbaar zijn ingevuld. Een expliciet leeg of geblokkeerd record is veiliger dan een verzonnen waarde.
12. Voer een eindcontrole uit
- Klopt SKU, EAN, merk en model?
- Is de titel herkenbaar en consequent?
- Staat ieder kenmerk in het juiste veld en formaat?
- Zijn variantrelaties, prijzen en voorraden correct?
- Klopt de categorie- en filterindeling?
- Zijn afbeeldingen en documenten bij het juiste product geplaatst?
- Sluiten zichtbare tekst en SEO-velden aan op de broninformatie?
- Werkt de pagina op mobiel en in interne zoekresultaten?
- Zijn uitzonderingen apart vastgelegd?
Na de invoer
Bewaar de definitieve werkinstructie en het goedgekeurde voorbeeldproduct. Plan een steekproef nadat de producten enkele dagen live staan en gebruik klantvragen of gevonden fouten om de standaard te verbeteren. Zo wordt een eenmalige invoerklus een beheersbaar proces.