Uw gegevens worden alleen gebruikt wanneer dat nodig is.

Inleiding en toepassingsgebied

Listing Tech is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wij hebben dit privacybeleid opgesteld om duidelijk uit te leggen hoe wij omgaan met persoonsgegevens die u met ons deelt bij het gebruik van onze website en diensten.

Dit beleid geldt voor www.listingtech.nl, het contact- en offerteformulier, het afgeschermde klantenportaal, zakelijke e-mail- en telefooncommunicatie en persoonsgegevens die in het kader van een opdracht worden verwerkt. Het geldt niet voor websites van andere organisaties waarnaar wij eventueel linken; die partijen zijn zelf verantwoordelijk voor hun verwerking.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect iets over een persoon zeggen, zoals een naam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres of correspondentie.

Wie is verantwoordelijk?

Listing Tech is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via deze website en de directe zakelijke communicatie worden verzameld.

Listing Tech verleent diensten online. Voor privacyvragen gebruikt u bij voorkeur het bovenstaande e-mailadres.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van uw contact en de eventuele opdracht. Het kan gaan om:

• naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres en een vrijwillig opgegeven telefoonnummer;
• de gekozen dienst, website- of productlink en de inhoud van uw bericht;
• de vraag en beperkte gesprekscontext die u zelf naar de AI-assistent verstuurt;
• offertes, afspraken, opdrachtbevestigingen, feedback en projectcorrespondentie;
• accountgegevens voor bestaande klanten, waaronder naam, e-mailadres, een beveiligde wachtwoordhash en laatste inlogdatum;
• projectstatus, berichten en bestanden die u zelf via het klantenportaal deelt;
• factuur- en betaalgegevens wanneer een opdracht wordt uitgevoerd;
• informatie over uw webshop, assortiment, productdata of werkwijze die u voor de opdracht aanlevert;
• technische loggegevens, zoals IP-adres, datum, tijd, browserinformatie en serverfouten;
• tijdelijke sessies en beperkte inlogpoginggegevens voor beveiliging en misbruikbeperking.

Listing Tech vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens, geloofsovertuiging, burgerservicenummers of identiteitsdocumenten. Verstrek zulke informatie niet via het openbare formulier, de AI-assistent of het klantenportaal.

Hoe verkrijgen wij gegevens?

De meeste gegevens verstrekt u zelf wanneer u het formulier invult, e-mailt, belt, WhatsApp gebruikt, een offerte aanvraagt of informatie voor een opdracht aanlevert. Daarnaast kan Listing Tech zakelijke informatie bekijken die u zelf openbaar heeft gemaakt op uw bedrijfswebsite of webshop, wanneer dat nodig is voor uw aanvraag of een afgesproken analyse.

De hostingomgeving kan automatisch technische loggegevens registreren om de website beschikbaar en veilig te houden en misbruik te onderzoeken.

Doelen en juridische grondslagen

Listing Tech verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daar een doel en geldige grondslag voor bestaat. Gegevens kunnen worden gebruikt om:

• uw contactverzoek, webshopcheck of offerteaanvraag te ontvangen en beantwoorden;
• een algemene vraag via de AI-assistent te beantwoorden;
• een aanbod, planning of overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren;
• een afgeschermd klantaccount aan te maken en projectstatus, bestanden en berichten beschikbaar te maken;
• afgesproken werkzaamheden aan productcontent, SEO, productdata of webshopbeheer uit te voeren;
• zakelijke administratie te voeren en wettelijke verplichtingen na te komen;
• vragen, klachten en nazorg te behandelen;
• de website, het formulier, het klantenportaal, de assistent en de e-mail technisch en veilig te laten werken;
• spam, fraude, onbevoegde toegang en ander misbruik te voorkomen.

Afhankelijk van de situatie zijn de grondslagen: uw verzoek vóór het aangaan van een overeenkomst, uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang bij veilige en normale zakelijke communicatie of uw toestemming wanneer die specifiek nodig is. U kunt toestemming altijd voor de toekomst intrekken.

Contactformulier en bevestigingsmail

Het formulier vraagt om informatie die nodig of nuttig is om uw vraag te begrijpen. Verplichte velden zijn herkenbaar aan een sterretje. Na succesvolle verzending ontvangt Listing Tech de ingevulde gegevens op het zakelijke e-mailadres en krijgt u automatisch een bevestigingsmail.

Het formulier gebruikt een tijdelijke PHP-sessie, een beveiligingstoken, een onzichtbaar spamveld en een wachttijd tussen verzendingen. Deze maatregelen beperken geautomatiseerd misbruik. Het beveiligingstoken is niet bedoeld om u over websites te volgen.

Opdrachten en webshopinformatie

Wanneer een aanvraag leidt tot een opdracht, kan meer informatie nodig zijn over uw assortiment, platform, productstructuur, categorieën, planning en gewenste werkzaamheden. Die informatie wordt alleen gebruikt voor de voorbereiding en uitvoering van de afgesproken dienstverlening.

Productbestanden horen normaal geen persoonsgegevens te bevatten. Verwijder of anonimiseer namen van klanten, medewerkers en andere personen waar mogelijk voordat u bestanden deelt. Toegang tot een webshopomgeving wordt met minimale rechten ingericht en na een eenmalige opdracht beëindigd.

Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Listing Tech deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de dienst, beveiliging of een wettelijke verplichting. Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden verwerkt door:

• Mijndomein en bijbehorende hostinginfrastructuur voor domein, website en serverwerking;
• Soverin of de bijbehorende mailinfrastructuur voor zakelijke e-mail;
• OpenAI voor het genereren en modereren van antwoorden wanneer u de AI-assistent gebruikt;
• een boekhouder, accountant, juridisch adviseur of IT-specialist wanneer dat noodzakelijk is;
• overheidsinstanties of toezichthouders wanneer Listing Tech wettelijk verplicht is informatie te verstrekken;
• andere leveranciers die onder duidelijke afspraken een specifieke technische dienst uitvoeren.

Listing Tech streeft ernaar alleen leveranciers te gebruiken die passende beveiliging bieden. Waar nodig worden verwerkersafspraken gemaakt.

Verwerking buiten de EER

Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk binnen Nederland of de Europese Economische Ruimte verwerkt. OpenAI en andere noodzakelijke leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken of toegankelijk maken. In dat geval wordt beoordeeld of een geldige juridische waarborg bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde contractuele afspraken.

Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn vereist.

• Losse aanvraag zonder opdracht: in beginsel maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• AI-gesprek: de website bewaart het zichtbare gesprek niet als klantdossier. De API-aanvraag gebruikt store: false. OpenAI kan volgens zijn API-beleid inhoud en technische gegevens in beginsel maximaal dertig dagen bewaren voor controle op misbruik, tenzij voor het gebruikte account andere gegevensinstellingen gelden.
• Offerte en onderhandeling: zolang nodig om de aanvraag en eventuele vervolgvragen af te handelen.
• Klantenportaal: het account, de projectstatus, berichten en bestanden zolang nodig voor de uitvoering en nazorg. Toegang kan na afronding worden gepauzeerd; gegevens worden daarna verwijderd of gearchiveerd voor zover afspraken of wettelijke verplichtingen dat vereisen.
• Klant- en projectcorrespondentie: zolang nodig voor uitvoering, nazorg, afspraken en mogelijke geschillen.
• Financiële administratie: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn.
• Server- en beveiligingslogs: zo kort mogelijk volgens de technische en beveiligingsinstellingen.
• Tijdelijke formulier-, chat- en portaalsessie: tot het einde van de browsersessie of volgens de veilige serverinstelling.

Back-ups kunnen gegevens tijdelijk langer bevatten totdat de normale back-upcyclus is verlopen. Daarna worden gegevens verwijderd, geanonimiseerd of buiten gebruik gesteld.

Beveiliging

Listing Tech neemt passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging. Voorbeelden zijn HTTPS, beveiligde zakelijke e-mail, formuliertokens, spam- en inlogbeperking, afgeschermde opslag, beperkte toegangsrechten, sterke wachtwoorden, gehashte wachtwoorden, updates en een zorgvuldige omgang met bestanden.

Het klantenportaal heeft geen openbare registratie. Een account wordt door Listing Tech aangemaakt voor een bestaande klant. Klanten moeten het tijdelijke wachtwoord bij de eerste login vervangen en hebben alleen toegang tot hun eigen projectgegevens en bestanden.

Geen digitaal systeem is volledig zonder risico. Vermoedt u een beveiligingsincident? Meld dit dan zo snel mogelijk via info@listingtech.nl.

Cookies en vergelijkbare technieken

Op dit moment gebruikt Listing Tech geen externe analytics, advertentiepixels, marketingcookies of andere trackingtechnieken. Daarom verschijnt er geen grote toestemmingsbanner die de website onnodig blokkeert.

Voor het formulier, het klantenportaal en de assistent kunnen strikt noodzakelijke sessiecookies worden gebruikt:

U kunt cookies zelf verwijderen of blokkeren via uw browser. Wanneer u een noodzakelijke sessiecookie blokkeert, werkt het contactformulier, het klantenportaal of de AI-assistent mogelijk niet; u kunt dan rechtstreeks e-mailen. Als later niet-noodzakelijke meet- of marketingtechnieken worden toegevoegd, wordt dit beleid vooraf bijgewerkt en wordt toestemming gevraagd wanneer de wet dat vereist.

AI-assistent

De assistent is een AI-systeem en geen mens. De functie is bedoeld voor algemene vragen over Listing Tech, webshops, SEO, productdata en de gratis webshopcheck. Antwoorden kunnen onvolledig of onjuist zijn en vormen geen offerte, prijsafspraak, garantie of professioneel advies. Gregory bevestigt voorstellen en afspraken altijd persoonlijk.

De tekst die u verstuurt en een beperkte recente gesprekscontext worden via de beveiligde server van Listing Tech naar de OpenAI API gestuurd. De API-aanvraag gebruikt store: false. Volgens OpenAI worden API-gegevens niet gebruikt om modellen te trainen, tenzij de accounthouder daar uitdrukkelijk voor kiest. Voor veiligheidscontrole kunnen API-loggegevens in beginsel maximaal dertig dagen worden bewaard.

Gebruik van de assistent is vrijwillig. Deel geen wachtwoorden, API-sleutels, klantgegevens, betaalgegevens, medische gegevens, identiteitsdocumenten of andere vertrouwelijke informatie. U kunt altijd rechtstreeks contact opnemen via e-mail, telefoon, WhatsApp of het formulier.

Uw privacyrechten

Binnen de wettelijke voorwaarden kunt u vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van door u verstrekte gegevens of bezwaar tegen een verwerking. U kunt ook een eerder gegeven toestemming voor de toekomst intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@listingtech.nl en omschrijf zo duidelijk mogelijk om welke gegevens het gaat. Listing Tech kan redelijke aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Een kopie van een identiteitsbewijs wordt niet standaard gevraagd.

Listing Tech reageert in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of er meerdere verzoeken zijn, kan de wettelijke reactietermijn worden verlengd; u wordt daarover geïnformeerd.

Klachten, minderjarigen en wijzigingen

De website en diensten richten zich op zakelijke gebruikers en zijn niet bedoeld om bewust gegevens van kinderen te verzamelen. Denkt u dat een minderjarige zonder passende toestemming gegevens heeft verstrekt, neem dan contact op.

Heeft u een klacht? Neem eerst contact op via info@listingtech.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit beleid kan worden aangepast wanneer de website, leveranciers, diensten of wetgeving veranderen. De actuele versie en datum staan altijd op deze pagina. Bij een wijziging die nieuwe toestemming vereist, wordt die toestemming eerst gevraagd.